Nu mai suntem de mult la începutul anilor 90 când primele interviuri se făceau ca „afară” pe o piață liberă unde nu ți se mai spunea unde să te duci să lucrezi. Nici ca în anii 2000 când volumul și voința compensau pentru lipsa de experiență a tuturor de pe piața nou definită de joburi cu denumiri de import (valabil pentru toți cei aflați de oricare parte a mesei de interviu). De ce vă spun toate acestea când cel mai probabil mulți dintre voi nu ați prins acele vremuri? Pentru a înțelege cum a evoluat procesul de recrutare în totalitatea sa. De la intervenții prin cunoștințe la sisteme integrate de software, de la a aduce pe oricine s-ar potrivi la sute de CV-uri competitive pentru fiecare poziție deschisă.

Competiția este acum mai acerbă ca oricând. Însă, dacă faceți lucrurile așa cum trebuie, procesul de găsire al celui mai bun loc de muncă se poate transforma într-unul asupra căruia să aveți control total. Cam ca mersul la maraton pentru care vă antrenați și vă înscrieți voluntar versus a fi alergat de colo – colo, mânat de necesitate și în lipsă de timp. 

Dar să începem de undeva – Ce este un sistem ATS și de ce contează acum?

ATS este o soluție integrată în software-ul de recrutare și selecție, utilizat de majoritatea companiilor și recrutorilor, pentru a eficientiza procesul de recrutare, pentru a gestiona volume mari de aplicații care sunt colectate din diverse surse cum ar fi Linkedin, eJobs, Bestjobs, pagina de cariere a fiecărei companii, aplicări directe pe email-urile oficiale ale companiilor. Aplicațiile ATS automatizează procesul de sortare și filtrare al CV-urilor și analizează dacă acestea corespund cerințelor, abilităților și competențelor cerute în descrierea jobului (anunțul de angajare), folosindu-se de cuvinte-cheie și de alte criterii.

Un ATS (Applicant Tracking System) este o platformă modernă, care respectă cerințele de management al resurselor umane pentru ca departamentul HR sau echipa de recrutare să atragă, să identifice, să intervieveze și să angajeze cei mai buni candidați.

Data viitoare când lucrezi la CV-ul tău, gândește-te la faptul că orice specialist în recrutare, fie el Talent Acquisition Specialist, Recruitment Consultant, Hiring Manager, Staffing Coordinator sauSourcing Specialist, va folosi un sistem de filtrare de tip Applicant Tracking System (ATS).

Ok, și cum mă afectează pe mine chestia asta? Prin faptul că acest sistem respinge în jur de 75% dintre CV-urile introduse dacă acestea nu conțin cuvintele cheie căutate de către recrutori.

Dar asta este îngrozitor? Dacă eu sunt cel mai bun X din domeniu și pe CV-ul meu nu ajunge să se uite absolut nimeni? Ei bine, așa decurge acum procesul de recrutare. Iar dacă tu știi despre tine că ai putea fi un angajat valoros, ține de tine să te prezinți cum trebuie și să te asiguri că menționezi ceea ce trebuie în CV pentru ca acesta să treacă de filtre.  

Cum funcționează ATS-ul și cum te asiguri că nu îți va bloca CV-ul?

ATS-ul automatizează diverse etape ale procesului de angajare, cum ar fi crearea anunțurilor de angajare, publicarea automată a anunțurilor pe platformele de joburi, sincronizarea platformelor de joburi, adică preluarea CV-urilor de pe diverse canale, și evaluarea CV-urilor și gestionarea candidaturilor.

Și doar pentru că aplici pe o poziție internă în timp ce ești deja angajat al aceleiași companii, să nu crezi că ai reușit să scapi de același sistem de filtrare. Cei mai mulți recrutori folosesc sisteme ATS chiar și atunci când fac recrutare internă. Ce înseamnă asta pentru tine? Chiar dacă ai un avantaj față de persoane din afara companiei, CV-ul tău tot trebuie să fie optimizat pentru abilitățile specifice căutate pentru funcția pentru care vrei să aplici.

Ce tip de informații filtrează ATS-ul?

În funcție de specificul poziției pentru care aplici, criteriile trecute pentru filtrare pot exclude candidați care:

• Nu au un anumit nivel al unei anumite limbi străine.
• Nu au un anumit nivel de experiență necesar.
• Nu sunt familiarizați sau chiar nu au certificări care să ateste cunoștințe privind anumite tehnologii.
• Nu au un anumit nivel de educație (licență, masterat, doctorat).
• Nu au reședința într-un anumit oraș.
• Nu au ocupat în trecut o anumită poziție în cadrul companiei acesteia și/sau în altă companie.

De ce folosesc companiile ATS?

Dezvoltarea zonei de recrutare online a dus la dezvoltarea necesității de a folosi astfel de sisteme. Odată ce promovarea unui loc de muncă se face pe numeroase canale, pe mai multe site-uri de joburi, este de așteptat ca fiecare astfel de anunț să adune sute de CV-uri. Astfel, a devenit fizic imposibil ca persoanele care se ocupă de angajări să poată parcurge în mod echitabil atâtea documente.

O variantă care a fost la îndemâna recrutorilor o perioadă a constat în varianta „primul venit, primul servit”. Astfel, prin limitarea perioadei de aplicare și prin alegerea acelui CV mai apropiat de cerințele postului, se putea lucra, într-o oarecare măsură, chiar și cu un număr foarte mare de aplicanți. Chiar și așa, procesul era greoi și nu permitea multor candidați cu adevărat calificați să ajungă la interviu din cauza timpului scurt de trimitere. În plus, recrutorii ajungeau să constate abia la interviu că unii dintre candidați nu corespundeau cerințelor deoarece acestea nu erau exprimate corect în CV.

În vremurile care au precedat folosirii sistemelor de tip ATS, cazurile în care un candidat nepotrivit putea ajunge la interviu, pierzând într-o încercare fără sorți de izbândă timpul lui și al angajatorului, erau destul de numeroase. Chiar circulau legende urbane din categoria „norocului” care a dat pentru un candidat total nepotrivit pentru o poziție de a primi un job nemeritat.

Însă lucrurile nu mai stau așa. Odată pentru că, dacă atunci era vorba de sute de CV-uri, recrutarea online și munca remote – posibilitatea de a lucra de oriunde pentru o poziție face ca oricine să poată aplica – au crescut numărul de aplicații pentru aceeași poziție la mii. Chiar și cu un departament întreg de HR, aceste CV-uri nu ar putea fi niciodată verificate corect.

Iar cum unele dintre companiile mari, cum ar fi lanțurile de retail sunt mereu în căutarea unui număr mare de oameni pentru echipe de peste tot în lume, eforturi de a găsi angajați pentru toate aceste poziții, de a trece prin atâtea CV-uri, este unul colosal.

Un sistem ATS asistă efortul de recrutare înlesnind eforturile de comunicare, programând interviurile și păstrând un istoric al procesului de recrutare anterior. Pentru companiile mari care au nevoie de recrutare de volum, ATS-ul poate gestiona proiectele pe orașe și pe magazine, poate gestiona informații despre mii de candidați care aplică, în cadrul unui proces continuu de recrutare și selecție. Un foarte bun exemplu în acest sens ar fi cazul unui hipermarket unde se lucrează în 3 schimburi.

Domeniile care au cea mai mare nevoie de o gestionare a unor volume extrem de mari de date sunt cele din FMCG, automotive, comerțul electronic și Shared Services. Astfel de companii mari primesc mii de aplicații pe săptămână, dar astăzi majoritatea companiilor mijlocii si mari folosesc ATS pentru a eficientiza procesul de recrutare​.

Astfel,ATS ajută companiile să gestioneze eficient fluxul mare de aplicații, economisind timp și resurse. În plus, asigură conformitatea cu legislația în vigoare referitoare la procesul de angajare, reducând potențialele prejudecăți și discriminarea. ATS elimină criteriile care nu au legătură directă cu postul, cum ar fi vârsta, genul sau rasa, concentrându-se doar pe competențele relevante​.

Pregătește-ți un CV optimizat pentru ATS pentru următorul eveniment de carieră

Angajatori de top

pe 25 și 26 octombrie la Sala Palatului in București.

Deci, cum funcționează ATS?

Atunci când aplici la un job, CV-ul tău este încărcat în sistemul ATS. Acesta împarte conținutul CV-ului în secțiuni (experiență profesională, educație, competențe) și caută cuvinte-cheie și calificări relevante, comparându-le cu cerințele din anunțul de angajare (JD = job description). Dacă CV-ul corespunde, acesta este trecut mai departe pentru a fi evaluat de un recrutor. În caz contrar, este eliminat din procesul de selecție​.

De exemplu, dacă aplici pentru un job de manager de proiect, sistemul ATS va căuta termeni precum „management de proiect”, „planificare”, „buget”, „coordonare echipe”, iar în engleză:

• Project Planning
• Risk Management
• Budget Management
• Leadership
• Communication Skills
• Time Management
• Stakeholder Management
• Agile Methodologies, Scrum, Kanban
• Team Collaboration
• Change Management
• Resource Management
• Decision-Making
• Project Scheduling (Gantt charts)
• Contract Management
• MS Project, JIRA, Asana, Trello

Lipsa acestor termeni poate duce la eliminarea CV-ului tău, chiar dacă ai competențele necesare, dar nu ai folosit terminologia corectă, care să fie universal valabilă.

Cum să creezi un CV optimizat pentru ATS

Pentru ca CV-ul tău să treacă de filtrele ATS și să ajungă la un recrutor, trebuie să fie creat cu atenție și răbdare, respectând anumite reguli esențiale.

Alege un format simplu

Nu este cazul să fii creativ. CV-ul este un document Word, cu secțiuni clare și intuitive:

• Nume și date personale
• Summary (despre mine)
• Competențe relevante
• Experiență profesională (în ordine invers cronologică)
• Educație
• Certificări, cursuri, alte programe educaționale
• Competențe tehnice
• Limbi străine

În cazul unui CV complex, cu imagini, grafice sau design elaborat, riști ca ATS-ul să poată prelua doar parțial informațiile din CV sau deloc. Astfel, competențele riscă să rămână nescanate, apoi filtrele se aplică pe o parte din date, în timp ce aplicația golită de conținut nu se încadrează în cei 25% care au șansa să intre în etapa de interviu.

Pentru că am lucrat și cu UK și cu clienți aflați în diverse locații din lume, cunosc standardele internaționale și le respect, întrucât sunt practici care au dat rezultate în companii din toată lumea. Recomand utilizarea unui format invers cronologic – cel mai recent job apare primul –  model preferat de majoritatea sistemelor ATS și de către recrutori. Acest format evidențiază cele mai recente și mai relevante experiențe de lucru și este ușor de scanat de ATS. Ca dovadă, putem descărca CV-ul de pe platformele de joburi, precum și profilul de Linkedin în aceeași formă intuitivă.

Evitați utilizarea graficelor, tabelelor sau a coloanelor multiple, acestea pot împiedica ATS-ul să citească corect CV-ul și pot duce la eliminarea acestuia din procesul de selecție​. Modele de CV editabile din Canva sunt foarte estetice, dar nu sunt utile în cazul în care compania la care aplicați va folosi un sistem ATS, pe acestea le puteți păstra atunci când trimiteți unei persoane pe Linkedin sau pe email – fiind asigurați că CV-ul va fi citit de un recruiter.

Formatează textul

• Folosește fonturi tradiționale precum Arial, Calibri sau Times New Roman, deoarece acestea sunt ușor recunoscute de ATS.
• Folosește pentru secțiunile principale de preferință text negru – alte culori ar putea distorsiona structura și aspectul CV-ului.

 Selectează formatul corect al fișierului

Mulți candidați cred că un CV în format PDF este ideal, deoarece păstrează designul și formatarea intacte. Cu toate acestea, nu toate ATS-urile pot citi fișierele PDF, iar DACĂ le citesc, structura textului se modifică sau conținutul este doar parțial preluat. Dacă nu este specificat altceva, trimite CV-ul în format .doc sau .docx, deoarece acestea sunt compatibile cu toate ATS-urile moderne​.

Folosește CUVINTELE CHEIE / EXPRESIILE relevante

Unul dintre cele mai importante aspecte ale unui CV optimizat pentru ATS este includerea corectă a cuvintelor-cheie din descrierea jobului. ATS scanează CV-ul în căutarea acestor termeni pentru a vedea dacă te potrivești cu cerințele postului. Dacă CV-ul tău nu conține cuvintele-cheie esențiale, va fi eliminat din procesul de selecție​. Cele mai importante cuvinte cheie sunt denumirile joburilor, ale industriilor și  domeniilor, precum și ale competențelor, abilităților și tehnologiilor specifice poziției vizate.

Pe platforma Linkedin, în cadrul unui anunț, de job dacă apar 10 skills-uri în cerințe, acelea sunt 10 cuvinte cheie care ar fi de preferat să se regăsească în CV-ul tău.

Pentru a identifica cuvintele-cheie, citește cu atenție descrierea jobului și folosește aceleași expresii în CV. De exemplu, dacă jobul cere experiență în „gestionarea bugetelor”, asigură-te că acest termen apare în CV-ul tău, dacă deții această competență.

Evită utilizarea antetelor și subsolurilor

ATS-urile au dificultăți în a citi informațiile plasate în antetul sau subsolul documentului, așa că toate datele importante, cum ar fi numele, numărul de telefon și adresa de e-mail, ar trebui să fie plasate în corpul principal al CV-ului​. În prezent, un model corect de CV ar fi preferabil să aibă și link-ul profilului de Linkedin în secțiunea Informații de contact, un link către un website personal sau un portofoliu digital pentru cei care vor să își promoveze proiectele sau lucrările.

Folosește titluri standard pentru secțiuni

Am încredere că după ce vei citi acest articol amplu, îți va rămâne imprimată ideea că în CV nu trebuie să fii creativ, că primul filtru prin care acesta va trece va fi cel al unui sistem care trebuie să citească exact ceea ce se cere pentru job pentru a trece mai departe.

ATS-urile sunt programate să caute titluri de secțiuni standard, precum „Experiență profesională”, „Educație”, „Competențe”. Dacă folosești titluri neobișnuite, cum ar fi „Călătoria mea profesională”, ATS-ul poate să nu recunoască secțiunea și să rateze informații importante. Daca vei alege un limbaj clar și structurat te asiguri că toate informațiile sunt citite corect​. Predictibilitatea este foarte importantă și asta presupune un limbaj comun, simplu de înțeles pentru oricine, o comunicare corectă.

Sunt câteva industrii creative în care toate aceste reguli nu se aplică, cum ar fi unele roluri din marketing digital, graphic designer, specialist media – unde se preferă portofoliile, iar acestea trebuie să fie cât mai creative și mai personale.  Însă cea mai mare parte a specialiștilor din celelalte domenii vor aprecia abordarea standard.

Include secțiuni de competențe esențiale

Crearea unei secțiuni „Competențe” sau „Arii de expertiză” imediat sub rezumatul CV-ului tău (summary sau Despre mine) poate fi un mod eficient de a-l face mai ușor de scanat de ATS. Această secțiune ar trebui să includă competențele tehnice și soft skills-urile cele mai relevante pentru jobul la care aplici. Pentru a te asigura că acoperi cuvintele cheie căutate de motor, este indicat să folosești atât denumirile complete cât și abrevierile, de exemplu, să scrii și „SEO” și „Search Engine Optimization”.

De fapt, toată strategia de a trece de filtrele ATS se aseamănă optimizării din SEO, doar că în locul articolului/paginii de produs, avem un CV sau un profil pe o platformă de joburi, iar algoritmii Google sau Linkedin sunt filtrele ATS-ului, adică softul de recrutare.

Plasează cuvintele-cheie strategic

După cum am stabilit deja, cuvintele-cheie trebuie integrate în mod strategic pe tot parcursul CV-ului tău, în special în secțiunile de experiență profesională, abilități și educație, pentru a fi ușor recunoscute de către sistemul ATS.

Totuși, dacă faci o treabă bună și CV-ul tău trece mai departe, ajungând în mâinile recrutorilor, evită suprasaturarea cuvintelor-cheie, deoarece acest lucru poate face ca documentul să fie dificil de citit de către cei care îl vor studia. În munca mea de scriitor de CV-uri pentru clienții care își doresc optimizarea CV-ului, rolul meu important este să evidențiez unicitatea și autenticitatea clientului, calități personale și impactul său în activitate sau pe proiecte. Acest lucru implică balansarea expresiilor cheie cerute de sistemele ATS care sunt generale pentru o categorie mică de joburi.

De exemplu, în marketing digital cuvintele-cheiear putea fi:

• Search Engine Optimization (SEO)
• Search Engine Marketing (SEM)
• Content Marketing
• Social Media Marketing
• Pay-Per-Click (PPC) Advertising
• Email Marketing
• Web Analytics
• Conversion Rate Optimization (CRO)
• Affiliate Marketing
• Influencer Marketing
• Copywriting
• Data Analysis
• User Experience (UX)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Graphic Design
• Video Marketing
• A/B Testing
• Marketing Automation 
• Mobile Marketing
• E-commerce Marketing

Optimizează CV-ului pentru diferite joburi

Un CV care trece de ATS trebuie să fie personalizat pentru fiecare job, în funcție de anunțul de angajare și expresiile cheie. Este ușor de înțeles că pentru un anunț în engleză voi aplica cu un CV în engleză, iar pentru un anunț de job în limba română voi încărca/trimite un CV în română, expresiile se potrivesc doar dacă sunt în limba aleasă de comunicare de către angajator, iar limba este cea din setările ATS. Deși acest lucru necesită timp, este esențial să adaptezi cuvintele-cheie pentru fiecare aplicație. De exemplu, două joburi similare pot cere abilități ușor diferite, iar ATS-ul va detecta aceste diferențe.​ Și este sigur că nu vei putea optimiza un CV în limba chineză dacă nu poți înțelege anunțul de angajare. Noroc cu tool-urile de traducere 😊.

Folosește bullet points și verbe de acțiune

Vrei ca ceea ce știi să faci să reiasă de la prima vedere și să fie cât se poate de clar pentru recrutor. Folosește bullet points pentru a descrie responsabilitățile și realizările tale din fiecare poziție. Fiecare punct ar trebui să înceapă cu un verb de acțiune puternic, cum ar fi „consolidez”, „implementez”, „optimizez” (sau la trecut în cazul pozițiilor ocupate în trecut), în loc de fraze generice ca „responsabil pentru”.​

De exemplu, în loc de „responsabil pentru gestionarea echipelor”, poți scrie „gestionez echipe de 10 persoane pentru a finaliza proiecte înainte de termen”.

😊reminder

• Personalizează fiecare CV pentru jobul la care aplici: Crearea unui CV țintit îți crește șansele de a trece filtrele ATS, cât și de a fi selectat de specialiștii în recrutare.
• Folosește titlul jobului și cuvintele-cheie: Asigură-te că CV-ul tău include titlul jobului și competențele cheie din descrierea postului pentru a îmbunătăți rata de potrivire în ATS, dacă acest lucru corespunde realității.
• Păstrează formatarea simplă: Evită structura pe coloane, CV-urile tip Canva (deși arată bine) graficele, tabelele și fonturile creative. Acestea s-ar putea să nu fie preluate sau să fie preluate parțial în ATS. Menține un design curat și ușor de citit.
• Aplicarea pentru joburi este o chestiune de finețe: Cu cât depui mai mult efort în personalizarea CV-ului, cu atât vei avea un document realizat corect și autentic și cu atât mai mari sunt șansele tale de a obține un interviu.

Ai făcut tot ce ai putut a avea un CV optimizat?

Citeste si alte articole pentru cariera ta: LinkedIn și brandul personal: Cum să te poziționezi ca expert

sau despre platforme de joburi

Top platforme de recrutare online si cum sa le folosesti cat mai eficient

Top platforme de lucru remote

Salut! Sunt Elena și pot să te ajut cu:

Optimizare CV si Profil Linkedin | Coaching de cariera | Pregatire pentru interviu

➡️Te interesează să îți găsești jobul potrivit pe Linkedin sau alte platforme de joburi? Dorești să fii ușor de găsit de recrutori?🎯

Scrie-mi un mesaj ✉ și trecem la actiune 💪